Responder esta pregunta antes de presentar la solicitud ahorra más tiempo que cualquier otra cosa en este sitio. Pedir un número que no necesita crea una obligación de presentación que alguien tendrá que cerrar después, y cerrar una cuenta de EIN es más lento que abrirla.
¿Cuándo exige un EIN la ley tributaria federal?
El requisito depende de la actividad, no del tamaño del negocio. Las razones impresas en la line 10 (línea 10 del formulario) del Form SS-4 son la lista práctica, y cualquiera de ellas basta por sí sola.
| Situación | ¿Se exige el EIN? |
|---|---|
| Usted contrata empleados, incluidos empleados domésticos | Sí |
| La entidad presenta declaraciones de impuestos sobre el empleo, de impuestos especiales o de alcohol, tabaco y armas de fuego | Sí |
| La entidad es una corporación o una sociedad | Sí |
| Usted administra una sucesión que opera un negocio tras la muerte del dueño | Sí |
| Usted crea un fideicomiso que debe presentar su propia declaración | Por lo general |
| Usted crea un plan de pensiones como administrador del plan | Sí |
| Usted retiene impuestos sobre ingresos pagados a un extranjero no residente | Sí |
| Usted compró o heredó un negocio existente y lo opera como entidad propia | Por lo general |
| Propietario único, sin empleados, sin declaraciones de impuestos especiales | No |
¿Cuándo el EIN es solo una comodidad?
La comodidad cubre casi todos los casos restantes, y es una razón legítima para solicitarlo. Nada en las reglas prohíbe pedir un número que usted no está obligado a tener.
Dos situaciones explican casi todas las solicitudes voluntarias. Un banco o un procesador de pagos pide el EIN antes de abrir una cuenta comercial, porque su proceso de alta está construido alrededor de ese número. Y un propietario único que factura a empresas prefiere poner un EIN en un W-9 en lugar de su número de Seguro Social, que se entrega a cada cliente que le paga.
¿En qué cambia esto para una empresa de propiedad extranjera?
La propiedad extranjera rara vez cambia si el EIN es obligatorio, pero a menudo cambia la urgencia. Una entidad estadounidense de dueño extranjero puede tener deberes de reporte que una entidad nacional no tiene, y esas presentaciones necesitan el número.
El ejemplo más claro es una LLC de un solo miembro con dueño en el extranjero. La entidad es disregarded (no considerada separada) para el impuesto sobre la renta. Aun así, las Instructions for Form SS-4 indican que debe describirse en la line 9a (línea 9a del formulario) como foreign-owned U.S. disregarded entity (entidad estadounidense no considerada separada, de propiedad extranjera). Esa descripción conlleva una obligación anual del Form 5472, y presentar esa declaración requiere un EIN.
¿Y si no estoy seguro de que mi entidad califique?
La duda sobre el tipo de entidad es una razón para detenerse, no para adivinar. Un fideicomiso que no necesita número propio, una sucesión cuyo albacea ya tiene uno, una entidad extranjera cuya clasificación depende de la responsabilidad de sus miembros: cada caso produce una line 9a equivocada si se responde por intuición.
Adivinar cuesta más que preguntar. Corregir una clasificación significa papeleo adicional con el IRS, y el número queda unido a la descripción equivocada hasta que eso se resuelva. Un profesional de impuestos calificado en Estados Unidos resuelve esto en una sola conversación.
¿Qué necesito antes de solicitarlo?
Cuatro datos, todos tomados de documentos que usted ya tiene. Reunirlos primero convierte la solicitud en una tarea de diez minutos.
- Tome el nombre legal exacto de la entidad y su fecha de constitución de los documentos de registro.
- Identifique a la responsible party (parte responsable) — la persona que controla la entidad y sus fondos — y su SSN o ITIN, si tiene alguno.
- Lea el tipo de entidad en los documentos de constitución, en lugar de elegir el que más se parezca.
- Anote una dirección postal que siga recibiendo correo dentro de tres meses.
Con eso a la mano, el Form SS-4 es el siguiente paso, y el canal disponible para usted depende de dónde esté ubicada la entidad. 2